Erfolgreicher nach außen kommunizieren. Gerade auch für KMUS gilt: Gutes Marketing erzeugt Aufmerksamkeit und transportiert Eindrücke. Mailings binden den Kunden und locken neue Interessenten an. Frankierte Kuverts machen ein Mailing seriöser, aber wie kann der Aufwand an die Möglichkeiten des Unternehmens angepasst werden? Experte Anton Kosar Anton Kosar, Frankotyp Postalia Experte Mag. Matthias Haberler Mag. Matthias Haberler, Canon

FRAGE: Ich mache das erste Mal ein Mailing an 5.000 Personen. Ich habe mir Kostenvoranschläge von Werbeagenturen und Druckereien eingeholt. Beide Rückmeldungen entsprechen nicht meinen Vorstellungen. Nun meine Frage an die beiden Experten. Wenn ich Ihre Leistungen/Produkte in Anspruch nehmen würde, habe ich welchen Vorteil? Wie kann ich Kosten einsparen? Welches Angebot kann Francotyp (Leistungen) und Canon (Top-Drucker mit Low-Cost Einsatz und sparsamer Druckversion mit sehr gutem Druckergebnis) für ein Mailing mit 5.000 Aussendungen stellen? Hier ein paar Angaben, damit Sie sich ein Bild machen können: -5.000 Adresse in Wien -3 A4 Seiten 4c einseitig bedruckt -Kuvert mit Logo in 4c bedruckt -Gewicht gesamt: 22 g Auf welchen Betrag würde ich hier kommen?

FRAGE: Wir haben sehr hohe Druckkosten. Da unseren Mitarbeitern (5) zwar gestattet ist für Eigenzwecke zu drucken und kopieren, explodieren unsere Kosten seit ein paar Wochen massiv. Da Klärungsgespräche nichts gebracht haben, sich unsere Auftragslage aber auch nicht maßgeblich verändert hat, haben wir uns entschieden ein System zu installieren, dass eine Transparenz bietet. Wir haben überlegt über Karten zu arbeiten, die ein gewisses Kontingent erlauben. Das ist bei den Mitarbeitern nicht angekommen und sie hatten auch berechtigte Einwände bzgl. Umsetzung. Nun meine Frage: Gibt es eine Möglichkeit, dass ich Druckaufträge transparent gestalte. Zum Beispiel Aufträgen/Kunden zuordne, aber auch ein gewisses Kontingent meinen Mitarbeitern auch privat weiterhin zur Verfügung stelle, aber kontrollieren kann, ob dieser Rahmen eingehalten wird?

FRAGE: Also ich habe einen Drucker, der funktioniert und hat mich auch noch nicht im Stich gelassen. Die Zeit des Druckvorganges ist soweit o.k. Mich interessiert aber jetzt besonders, wie ich mir ausrechnen kann, welchen Vorteil ich habe, und vor allem welche Kosten ich mir erspare, wenn ich einen neuen Drucker nehme? Gibt es da ein Beispiel, wie ich mir das aufschlüsseln kann, sodass ich am Schluss eine schöne Gegenüberstellung habe und sehe, ob ich mit einem anderen Gerät besser fahren würde?

FRAGE: Mein System legt die ankommenden E-Mails zwar in die richtigen Ordner an, aber gleichzeitig erhalte ich es auch in meinem Posteingang. Also habe ich immer alles unfreiwillig doppelt abgelegt und muss erst wieder im Posteingang löschen. Gibt es hier eine gescheitere Variante?

FRAGE: Ich übersiedle gerade mit meinem Büro. Nun habe ich erst entdeckt, wie viele alte Formulare, Verträge, Skripten, Leitfäden usw. ich in meinen alten Papierordnern bewahre. Nach langem "Misten" blieben dennoch viele Zettel, die ich nicht weggeben will. Da ich aber mittlerweile den Vorteil der digitalen Welt sehr schätze, möchte ich nun gerne alles digital archivieren. Meine einzige Idee ist, dass ich alle Dokument scanne und in den richtigen Ordner ablege. Ist das die einzige Variante? Vor allem muss ich ja alles neu schreiben, wenn ich davon etwas verwenden will. Oder kann ich hier den gescannten Text exportieren? Freue mich, wenn es eine andere Lösung gibt!

FRAGE: Wir benötigen in unserem Team großteils nur s/w Drucke und kommen pro Tag auf ca. 300 Blatt. Farbe ist aber insofern notwenig, weil wir doch zwischendurch beispielsweise Briefpapier mit farbigem Logo drucken. Welche Variante ist in unserem Fall sinnvoller - Kombination Laser- oder Tintenstrahldrucker oder nur Laser- oder nur Tintenstrahldrucker? Wo sparen wir am besten Kosten ein?

FRAGE: Ich brauche ein einfaches System, in dem ich problemlos meine wichtigen Schriftstücke und E-Mails archivieren und sinnvoll ablegen kann. Wichtig ist meinem Fall, dass ich gewisse Bereiche auch Mitarbeitern zugänglich machen will. Ein Ablegen derer Dokumente soll in diesem Bereich ebenfalls möglich sein. Was gibt es hier an nicht zu teuren Lösungen?

FRAGE: Ich brauche einen Drucker, der beidseitig und randlos druckt. Wichtig ist, dass dieser Drucker die beidseitige Bedruckung selbständig macht. Ich kenn zwar die großen Druck- und Kopiergeräte. Diese sind finanziell aber nicht möglich. Gibt es Angebote die auch über kleine Varianten eine solche Lösung bieten? Was kostet so ein Drucker?

FRAGE: Ich brauche ein einfaches System, in dem ich problemlos meine wichtigen Schriftstücke und E-Mails archivieren und sinnvoll ablegen kann. Wichtig ist meinem Fall, dass ich gewisse Bereiche auch Mitarbeitern zugänglich machen will. Ein Ablegen derer Dokumente soll in diesem Bereich ebenfalls möglich sein. Was gibt es hier an nicht zu teuren Lösungen?